Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція № 69-70
Розділ 8. Організація роботи з документами
Тема: Документообіг. Основні принципи організації і вимоги до документообігу
Мета: Визначити Навчитися визначати сутність документообігу, документні потоки; принципи раціональної організації документообігу
План
Самостійне вивчення
Категорії установ залежно від обсягу документообігу
1. Документообіг – частина виробничої інфраструктури
Сьогодні вже багато хто прийшли до думки, що культура роботи з документами – це частина виробничої культури, що є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому система документообігу – така ж частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як і устаткування, ресурси і персонал. Ця ідея зрозуміла будь-якому керівникові, що втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ.
У зв'язку з цим пропонується алгоритм аналізу документообігу підприємства, заснований на виявленні «проблемних» ділянок документообігу й оптимізації руху документів відповідно до раціональної організації праці.
На першому етапі варто визначити основні підрозділи, окремих виконавців, що відповідають за процес руху документообігу на підприємстві. В основному дана функція покладається на працівників прийомної керівника організації. На невеликих підприємствах ця робота доручається секретареві, що веде реєстрацію документів у спеціальних журналах. Варто також мати на увазі, що з упровадженням технічних засобів на підприємстві, а також використанням лока-льних мереж, за процес обороту тих самих документів можуть відповідати трохи працівників: фактично працюючі з паперовими документами і працюючі з цією ж інформацією в мережі.
Перед тим, як перейти в подальшому описові методики, розглянемо проблеми, що виникають при організації служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) на підприємстві, тому що від її ефективного функціонування багато в чому залежить якість функціонування системи документообігу на підприємстві.
2.Організація роботи зі службовими документами як визначальний чинник ефективності управління
Документована інформація становить основу управління. Його ефективність значною мірою базується на виробництві і споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життя суспільства.
Фіксована в уніфікованих формах службових документів інформація, що переміщується в часі і просторі, покладена в основу управлінських процесів і є їх матеріальним виявом, водночас забезпечуючи юридичну силу та виконання прийнятих управлінських рішень.
Як слушно зауважує директор ВНІІДАД д. і. н. М. В. Ларін, «якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація, як кровоносна система, пронизує всі органи управління, забезпечуючи їх енергетичним потенціалом і приводячи в цілеспрямований рух».
Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання і передання документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї, ставлять перед службою діловодства нові наукові і прикладні завдання. Власне, йдеться про поступове трансформування служби діловодства в службу документаційного забезпечення управління з її подальшою реорганізацією в управління документацією.
Про управління документацією знаходимо в наукових дослідженнях С. Г. Кулешова, А. М. Сокової, Т. В. Кузнецової, проте першим ґрунтовним дослідженням, на думку Т. В. Кузнецової, є праці д. і. н. М. В. Ларіна.
Управління документацією М. В. Ларін визначає як «універсальний термін, що має міжнародне визнання і поширення. Він позначає управління ство-ренням, користуванням і зберіганням документів організації протягом їх життєвого циклу на принципах економічності і ефективності, з використанням нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент по відношенню до документації як повноцінного ресурсу управління.».
«Якщо діловодству,— розмірковує далі науковець,— відводилася роль технічної функції управління, а документаційному забезпеченню управління — допоміжної, то управлінню документацією в організації належить роль основної функції менеджменту.»
Таким чином, діловодство пройшло шлях розвитку від найпростіших форм документування управлінських дій до єдиної державної системи діловодства, від звичаїв і традицій — до регулювання на основі законодавства. Зародившись як допоміжно-технічна діяльність, діловодство поступово посіло значне місце в роботі управлінського апарату і стало визначати рівень і якість управління.
Охопивши технологічні процеси діловодства, що забезпечують документування управлінської інформації, правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації як сукупності документів, маємо на меті розглянути особливості організації роботи зі службовими документами.
На єдність цих двох вагомих складових діловодства — документування та організації роботи з документами — вказував основоположник документознавства К. Г. Мітяєв, зауважуючи, що термін «документація», крім вищезазначеного, вживається на означення «процесів створення і обробки службових документів, будучи синонімом діловодства».
Процеси створення і функціонування документів нероздільні. Підтвердженням цього може слугувати така властивість: службовий документ набуває ознак «архівного» не тоді, коли після експертизи він здається в архів на зберігання, а з моменту свого створення незалежно від того, чи буде він знищений, чи віднайде своє місце в архіві. Історичним джерелом документ стає також з часу свого створення, а не після його опису істориком.
Організація роботи зі службовими документами — створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів — становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності.
Окремими технологічними операціями з організації роботи зі службовими документами є приймання, попередній розгляд документів службою діловодства, реєстрація, розгляд документів керівником, передання на виконання, їх виконання, контроль виконання, групування виконаних документів у справи, підготовка і передавання справ на архівне зберігання тощо.
Порядок проходження документів і технологічні операції, які застосовуються до документів, регламентуються інструкцією з діловодства, табелем уніфікованих форм документів, положенням про структурний підрозділ та посадовими інструкціями його працівників.
Час проходження документа через усю технологічну схему покладено в основу оперативності переміщення і виконання документів, водночас він є показником відповідності технологій обробки документів, що застосовуються в організації, сучасним вимогам.
3. Сутність документообігу
Важливою складовою в організації роботи з документами є налагодження документообігу установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства, організації, установи.
Документообіг — це рух документів від моменту створення до завершення виконання чи відправлення. Службові документи у діловодстві установи, будучи, на противагу архівним, динамічними, а не статичними, утворюють документопотоки:
- вхідні, вихідні, внутрішні документи;
- документи, що підлягають реєстрації та не підлягають реєстрації;
- документи вищих організацій, документи, які спрямовані чи надходять підлеглим організаціям та ін.
Під документопотоком розуміють сукупність документів, які виконують певне цільове призначення у процесі документообігу. Так К. Г. Мітяєв вихідними називав зовнішні документи, що є відпусками (російською «отпуск») або чернетки відправлених з установи документів, і вхідними, якщо вони адресовані установі і фактично одержані нею.
Як уже зазначалося , характеристикою документопотоку є його обсяг.
Облік кількості документів повинен провадитися в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами.
Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян.
Облік кількості документів за певний період часу (рік, місяць) проводиться за РКК за місцем їх реєстрації. При їх підрахунку за одиницю обліку приймається кожен примірник, У тому числі розмножений і виготовлений з допомогою друкарських засобів. У службах оперативного розмноження і машинописних бюро, службі автоматизованої підготовки документів у кожній групі враховується кількість службових документів і окремо проводиться облік створюваних копій документів (цифри проставляються через правобіжну похилу риску або в окремих графах).
Окремо обліковують також вхідні документи, що надходять до установи, і створювані установою.
Підрахунок кількості машинозчитувальних документів здійснюється в облікових картках і журналах обліку роботи обчислювального центру.
Підсумкові дані підрахунку представляються в табличній формі.
Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву організації для планування заходів з удосконалення роботи з документами.
Приймання, розгляд і реєстрація документів містить типові технологічні операції, що характерні для більшості документів, а саме: приймання кореспонденції, розкриття конвертів, визначення цілісності вкладення, сортування за напрямами використання документів, реєстрація, проставлення в документі службових відміток тощо.
Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом.
Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).
Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують, керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.
Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.
Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.
Основні параметри потоків документів:
- напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення;
- обсяг потоку, який визначають кількістю документів, які проходять за одиницю часу;
- структура потоку, яку визначають різновидами документів, авторством;
- режим потоку, який визначають періодичністю руху документів через пункти опрацювання.
4. Принципи раціональної організації документообігу
Практика діловодства сформувала такі принципи раціональної організації документообігу:
1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.
2.Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.
3.Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.
4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передасться відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються виконані копії.
При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. Під час розроблення схем документообігу складають раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:
Керівники
- візування документів;
- приймання рішення про маршрут просування документів;
- проведення аналізу зведень;
- уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни;
Канцелярія:
- приймання документів;
- реєстрація;
- розсилання;
- контроль за модифікацією;
- одержання інформації про виконання;
- видача нагадування і зведень;
-зняття документів з контролю.
Виконавці:
- отримання документів на виконання;
- підготовка вихідних документів;
- підписання у керівництва і передача в канцелярію;
- одержання розпорядчої інформації;
- звіт про стан виконання документа.
Схеми документообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.
Апробовані схеми документообігу включають в Інструкцію з діловодства або додають до неї.
Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, передбачає виконання таких операції у такій послідовності:
- приймання вхідних документів;
- попередній розгляд документів;
- реєстрація документів;
- розгляд документів керівництвом;
- виконання документів.
Етапи |
Вхідна кореспон-денція |
Вихідна кореспон-денція |
Внутрішні документи |
|
Приймання документів |
+ |
- |
- |
|
Первинна обробка документів |
+ |
- |
- |
|
Попередній розгляд |
+ |
- |
- |
|
Підготовка проекту документа |
- |
+ |
+ |
|
Погодження |
- |
+ |
+ |
|
Підпис, затвердження |
- |
+ |
+ |
|
Реєстрація |
+ |
+ |
+ |
|
Розгляд документів керівником |
+ |
+ |
+ |
|
Виконання документів |
+ |
- |
+ |
|
Контроль виконання |
+, - |
+, - |
+, - |
|
Відправлення за призначенням |
- |
+ |
- |
|
Формування справ |
+ |
- |
+ |
|
Оформлення справ |
+ |
- |
+ |
|
Передача в архів |
+ |
- |
+ |
|
Знищення документів із закінченими термінами зберігання |
+ |
- |
+ |