Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 36
РОЗДІЛ 1. ДОКУМЕНТООБІГ В ОРГАНАХ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ
Місцеве самоврядування – це особлива форма організації влади на місцях, яка не є різновидом державної влади і не належить до жодної з трьох гілок державної влади.
Згідно зі ст. 140 Конституції України, місцеве самоврядування є правом територіальної громади – жителів села чи добровільного об'єднання в сільську громаду жителів кількох сіл, селища та міста – самостійно вирішувати питання місцевого значення в межах Конституції і законів України. Наявність у державі визнаного й забезпеченого її законами місцевого самоврядування є однією з гарантій демократії подібно до визнання державою принципу розподілу влади на законодавчу, виконавчу й судову [1].
Суб'єктом (тобто тим, хто є носієм і здійснює права та обов'язки) місцевого самоврядування є територіальна громада. У Законі України "Про місцеве самоврядування в Україні" від 21 травня 1997 р. визначається, що територіальна громада – це жителі, об'єднані постійним проживанням у межах села, селища, міста, що є самостійними адміністративно-територіальними одиницями, або добровільне об'єднання жителів кількох сіл, що мають єдиний адміністративний центр.Цим Законом забороняються будь-які обмеження права громадян на участь у місцевому самоврядуванні.
Органам місцевого самоврядування можуть надаватися законом окремі повноваження органів виконавчої влади. Таким чином держава делегує частину своїх повноважень органам місцевого самоврядування. Держава фінансує здійснення цих повноважень у повному обсязі за рахунок Державного бюджету України або шляхом віднесення до місцевого бюджету окремих загальнодержавних податків, передає органам місцевого самоврядування відповідні об'єкти державної власності [7].
Органи місцевого самоврядування з питань здійснення ними повноважень органів виконавчої влади підконтрольні відповідним органам виконавчої влади. Але підконтрольні лише в цій частині. Загалом характерною рисою органів місцевого самоврядування на відміну від органів державної влади є те, що вони не мають так званої "вертикалі", тобто немає "вищих" і "нижчих" рад, всі ради діють у межах закону, і "вищими" для них є тільки територіальні громади, які їх обрали (Додаток А).
Місцеве самоврядування, згідно з Конституцією України, здійснюється територіальною громадою в порядку, встановленому законом, як безпосередньо, так і через органи місцевого самоврядування: сільські, селищні, міські ради та їх виконавчі органи. Формами безпосереднього здійснення територіальними громадами сіл, селищ, міст своїх самоврядних повноважень є місцеві вибори та референдуми [1].
Система взаємодії сільської, селищної ради, її виконавчих комітетів із Державними органами та органами місцевого самоврядування всіх рівнів, з установами, організаціями та підприємствами всіх форм власності, політичними партіями та рухами, іншими громадськими організаціями, трудовими колективами, окремими громадянами встановлюється за допомогою відповідних документів. Ділове спілкування здійснюється державною мовою.
До процесу управління входить отримання, опрацювання, використання та зберігання інформації, яка міститься в таких документах: актах владних органів вищого рівня, планово-звітній і фінансовій документації, протоколах, інформаціях, довідках, листах тощо. Усі технічні операції, пов'язані з документами, становлять предмет діловодства. Зокрема, в органах місцевого самоврядування до нього входить діяльність щодо прийому, реєстрації документів, їх руху та пошуку, відповідні операції розгляду, формування у справи та подальше зберігання [18].
Документообіг – рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.
Організація документообігу – це правила, відповідно до яких відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, отримання, розгляд, оформлення та відправку. Документообіг є важливою ланкою діловодства, оскільки визначає не тільки інстанцію руху документів, але і його швидкість [29].
Головне правило документообігу – оперативний рух документів найбільш коротким шляхом з мінімальними витратами часу і зусиль. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється виконання всіх операцій, доцільність всіх переміщень.
Організація роботи з документами залежить від обсягу документообігу, організаційної структури та форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду послідовних операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправлення [26].
Незалежно від обсягу діяльності організації, операції з прийняття й відправлення документів зазвичай проводять централізовано. У структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованої дільниці – експедиції як одного зі структурних підрозділів служби. У канцеляріях і загальних відділах організацій створюється дільниця з прийняття та обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, які не мають своєї служби діловодства, прийняття й обробка документів, операції з їх відправки виконуються централізовано секретарем [42].
Про правила відправлення документів говорилося вище, тож зупинимося на правилах обробки вхідних документів. У нормативних документах регламентовано правила первинної обробки вхідних документів. Вони зводяться до такого.
Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересиланню адресатові.
Перевіряється цілісність конверта, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.
При надходженні електронних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням [35].
Експедиція веде облік всіх вхідних документів – на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата надходження, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного реєстраційного індексу.
Під час первинної експедиційної обробки документи сортуються за структурними підрозділами. Головний критерій цього сортування – адресування документів. Як правило, документи, адресовані керівництву, передаються до канцелярії для підготовки до розгляду, туди ж надходять документи, адресовані організації (без указівки на прізвище посадової особи). Документи, адресовані структурним підрозділам, сортуються за назвами [43].
Згідно з рекомендаціями основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами (із експедиції до канцелярії, з канцелярії до структурних підрозділах і т.д.) здійснюється через секретаря цих підрозділів або відповідальних осіб.
Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.
1.2. Особливості руху документів в установі
Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів і посадових осіб, що демонструє позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.) (Додаток Б).
Діловодство становить повний цикл обробки й руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання та відправлення [33].
Документи закріплюють виробничі відносини як усередині установи, так і з іншими організаціями і нерідко є письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших суперечок, що розглядають цивільні, арбітражні й третейські суди.
Документи установ, якими користуються в діловодстві, або лишають на тривале збереження, або зберігають короткостроково і потім знищують. Для збереження справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що керуються «Положенням про архівний фонд», «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також Типовими переліками документів із указівкою на терміни збереження, Типовими положеннями про експертну комісію, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатною чисельністю установах, як правило, відсутній спеціальний підрозділ – відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса поєднує секретар-референт установи, відповідаючи за збереженість документації та своєчасну перездачу її до державного архіву. Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами здійснюється на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін: порядок, склад, терміни передачі документів на постійне чи депозитне збереження і т.д. [24].
Установа може скоротити термін збереження документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне збереження у випадках припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для збереження документів, бажання самої установи.
Вимоги до потоків документів:
1) рух документів повинен бути прямим, тобто виключати непрямі маршрути;
2) принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.
Різні операції з обробки документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час і підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дозволяє визначити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних категорій документів. Схеми розробляють для різних їх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів із основної діяльності, щодо особового складу) [34].
Обсяг документообігу – це кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів установи за певний період часу.
Документи, що надходять до установи, у тому числі створен за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям [25] (Додаток В).
У день надходження кореспонденції до сільських, селищних рад та їх виконавчих комітетів її приймає й реєструє секретар виконкому. Секретар виконавчого комітету розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» або адресовані громадським організаціям виконавчого комітету Під час розкриття конвертів перевіряється, чи відповідають номери на документах і конвертах. Якщо виявлено розбіжність або відсутність документа (або додатку до нього), складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається у виконавчому комітеті. У разі пошкодження конверта, робиться позначка на ньому в поштовому реєстрі. Конверт зберігається й додається до документів у тих випадках, коли лише за ним можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа, зясувати відповідність номерів документів номерам на ньому. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян [45].
Непідписані, незасвідчені, пошкоджені документи або надіслані не за адресою повертаються відправникові.
Кореспонденція, що надходить до виконавчого комітету, проходить попередній розгляд, який проводить секретар виконавчого комітету. На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребують вирішення керівництвом. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.
Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів до служби документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.
Документи, рішення щодо яких приймають декілька структурних підрозділів, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал отримує відповідальний виконавець, названий у резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання [48].
У разі необхідності невідкладного рішення стосовно документа, що надійшов, можливе ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду керівництвом установи.
На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.
Попередній розгляд документів проводиться з метою їх розподілу на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом, і скеровуються безпосередньо до структурних підрозділів і відповідальних виконавців.
Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в установі розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам [32].
Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються до підрозділів з розгляду листів громадян.
Розгляд здійснюють з метою подальшої реєстрації кореспонденції і визначення кому скерувати (голові виконкому, ради чи відповідним виконавцям, що відповідальні за напрям роботи), а також для встановлення термінів виконання документів, які передаються виконавцям. Попередній розгляд кореспонденції відбувається, як правило, у день її одержання. Документи, які надходять з вищих владних органів (факси, телеграми, телетайпограми, телефонограми), розглядаються терміново. Документи, які підлягають обліку, після попереднього розгляду реєструються [46].
Кожен документ має свої функціональні особливості, за якими його можна віднести до таких груп:
1) організаційні (положення, статути, інструкції, правила);
2) розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали);
3) довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, відповіді, звіти, плани робіт, оголошення, факси, телеграми, телефонограми, телетайпограми, інформація електронної пошти);
4) особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, особисті доручення тощо) [25].
Реєстрація документів – це фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляють дату й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційні форми.
Реєстрацію документів здійснюють для забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативної реалізації отриманої інформації.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки [38].
Документи реєструються в організації лише один раз: вхідні – у день надходження, внутрішні – у день підписання або затвердження. Під час передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу до іншого, він повторно не реєструється.
Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи ради, виконкому, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, і бухгалтерських документів, які не підлягають реєстрації.
Реєстрація документів, що надходять і які створюються, проводиться в основному централізовано, у місцях їх створення і виконання [44].
Згідно з інструкцією з діловодства, у виконавчих комітетах сільських, селищних рад не реєструються:
• газети, журнали, книги, бюлетені та інші періодичні видання;
• листи, що надходять до відома;
• інформація, надіслана до відома;
• телеграми і листи про дозвіл на відрядження та відпустки;
• повідомлення про наради, засідання, збори та їхній порядок денний;
• навчальні плани і програми;
• рекламні повідомлення, плакати, буклети, програми нарад і конференцій;
• прейскуранти;
• поздоровлення і запрошення;
• бухгалтерські документи;
• звіти (квартальні, піврічні, річні тощо);
• статистична звітність [19].
Обов'язковій реєстрації підлягають документи, які надійшли від вищих владних органів, найважливіші документи, видані виконкомами (рішення, розпорядження, протоколи, доповідні записки, інструкції, положення тощо), а також пропозиції, заяви, скарги та звернення громадян.
Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на реєстраційно-контрольних картках установленої форми.
Реєстрацію заяв і скарг ведуть окремо від службової документації [50].
Після реєстрації документи в день їх одержання подаються на розгляд сільському, селищному голові. Йому ж передаються всі документи вищих владних органів, а також документи, які потребують лише його втручання.
Після розгляду документів сільський, селищний голова накладає резолюцію, у якій обов'язково вказує конкретного виконавця чи виконавців, зміст дій щодо виконання цього документа, термін виконання, дату й ставить особистий підпис. На документі повинна бути лише одна резолюція. Наступні резолюції можуть бути тільки тоді, коли необхідно деталізувати його виконання. Резолюції на всіх видах вхідної інформації робляться олівцем або на окремих аркушах паперу і додаються до документа [45].
Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів використовують журнальну форму реєстрації. Виконкоми сільських, селищних рад видають громадянам значну кількість довідок, реєстрування яких відбувається згідно з формами. Передача, переміщення документів обліковується у спеціальній книзі (Додатки Г; Д).
Усебічне реєстрування документів сприяє підвищенню державної дисципліни та відповідальності безпосередніх виконавців, покращенню стану діловодства у виконавчих комітетах сільських, селищних рад. Надзвичайну роль у цій справі відіграє правильне складання та оформлення службових документів [47].
Документи, які надходять до сільської, селищної ради та їх виконкомів або відправляються з них, підлягають контролю.
Першочерговому контролю підлягають укази та розпорядження Президента України, Закони України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, постанови Верховної Ради України, розпорядження голів обласних, районних державних адміністрацій, рішення обласних, районних рад і всі інші розпорядчі документи вищих органів.
Крім цього, за вказівкою сільського, селищного голови, секретаря ради чи виконавчого комітету на контроль беруться заяви, пропозиції, скарги громадян та інші документи [52].
За виконання конкретного документа несуть відповідальність особи, вказані в розпорядчому документі (рішенні, розпорядженні, постанові) та в резолюції, а також безпосередні його виконавці. Якщо в розпорядчому документі є декілька виконавців, то відповідальність за виконання документа несе виконавець, записаний першим.
Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», безпосередній контроль за виконанням документів покладено на секретаря ради [7].
Є документи із зазначеним терміном виконання, а також без нього. Терміни виконання можуть бути зазначені безпосередньо в документі або встановлені законодавчими актами.
Якщо депутатський запит необхідно розглянути в 15-денний строк або інший термін, встановлений Верховною Радою України, то звернення народного депутата України та депутата місцевої ради – протягом не більше як 10 днів з дня одержання.
Для листів-запитів, листів-доручень вищих організацій термін виконання встановлює сільський, селищний голова, про що зазначає в резолюції.
Документи, в яких не вказані терміни виконання, мають бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи із зазначенням «терміново» – протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності – посадової особи, яка її заміняє. Цей термін може бути продовжений, якщо виконавець обґрунтує неможливість оформлення відповіді у встановлений строк. Прохання подається не пізніше, як за 3 робочі дні до закінчення встановленого терміну [36].
Документи, що підлягають контролю за виконанням із зазначенням термінів виконання:
1) укази, розпорядження Президента, Закони України, постанови Верховної Ради України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голів обласних, районних державних адміністрацій, рішення місцевих рад, рішення і розпорядження їх виконкомів – згідно із установленими термінами;
2) приписи і рекомендації, які є в рішеннях місцевих рад, на адресу розташованих на території відповідної ради підприємств, установ і організацій, Рекомендації постійних комісій місцевих рад, пропозиції та зауваження, зроблені депутатами на сесіях місцевих рад – згідно зі встановленими термінами;
3) критичні зауваження та пропозиції, висловлені в засобах масової інформації – до 1 місяця;
4) факси, телеграми (телефонограми) – від 2 до 5 днів [14].
Термін виконання документа може продовжити лише сільський, селищний голова. Продовження терміну має бути оформлене не менше як за 3 робочі дні до його закінчення, в іншому разі цей документ вважається невиконаним у встановлений термін.
Контроль за виконанням документів здійснюється в журналах реєстрації, де робиться позначка – буква «К» і ставиться дата терміну виконання. Букву «К» на вхідному документі проставляють у тій графі, де вказують виконання.
На документах, що контролюються, у правому верхньому куті проставляються штамп «Контроль» або «К», після чого документ передається виконавцеві.
Для ведення контролю за виконанням рішень (розпоряджень) вищих органів, власних розпорядчих документів ведеться відповідний журнал.
Контроль здійснює сільський, селищний голова. Крім нього, ці обов'язки можуть бути делеговані секретареві ради, членам виконавчого комітету, постійних комісій [49].
Контроль здійснюють шляхом:
- одержання письмової інформації та довідок від виконавців про виконання;
- перевірки на місці стану виконання питань, взятих на контроль;
- звіту виконавців перед сільським, селищним головою чи секретарем ради про стан виконання доручень;
- звітування виконавців про виконання рішень і доручень на пленарних засіданнях ради чи засіданнях виконавчого комітету.
Членів постійних комісій і депутатів залучають до перевірки виконання документів на місцях. Про результати перевірки в кожному окремому випадку складають довідки та подають їх сільському, селищному голові. У разі необхідності результати перевірки заслуховують на сесії ради або на засіданні виконавчого комітету.
Документи й матеріали, які підлягають на контролю, до остаточного виконання зберігаються у спеціальній папці «Документи на контролі» і знімаються з контролю лише за рішенням ради або виконавчого комітету чи вказівкою сільського, селищного голови. Працівник, який здійснює контроль, робить позначку в журналі про виконання і підшиває документи до справи згідно з номенклатурою. Підсумки про виконання документів, які взяті на контроль, підводяться першого числа кожного місяця; про них доповідають сільському, селищному голові, вносять пропозиціі про поліпшення стану цієї роботи [43].
Усі документи, масиви, які проходять через систему діловодства сільської, селищної ради, їх виконавчих комітетів, постійних комісій сільських, селищних рад, мають належним чином складати, формувати та зберігати.
Справа – це сукупність документів або окремі документи, які стосуються одного питання чи певного його аспекту й уміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732-94) [40].
Формування справи – це визначення належності документів до певної справи та систематизація самих документів всередині цієї справи [27].
Справи формуються централізовано за місцем реєстрації документів. Секретар ради або іншою відповідальною особою під контролем сільського, селищного голови, керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні» та «Про національний архівний Фонд і архівні установи України», штатним розписом, номенклатурами та описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними журналами та картотеками, типовим переліком із зазначенням термінів зберігання справ, а також враховуючи завдання місцевої ради та її виконавчого комітету на поточний рік. Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів та належному впорядкуванню діловодства [41].
Основні правила формування справ:
- до справи заносять лише ті документи, роботу з якими закінчено;
- до справи додають лише оригінали чи копії документів, засвідчені в установленому порядку;
- документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;
- документи з одного питання підшивають до однієї справи (у кожній справі або томі справи має бути не більше, ніж 250 аркушів, рекомендується формувати кілька томів однієї справи);
- до справи вносять лише один примірник документа;
- кожен документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання й скерування його до справи);
- як правило, до справи вносять документи одного календарного року (виборчого періоду);
- до справи не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;
- всередині справи документи розташовують у хронологічній (нумераційній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, дозволяється розташовувати у зворотній хронологічній послідовності). Протоколи загальних зборів (сходів села) зберігають окремо від протоколів засідань виконавчого комітету. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів [36].
Пропозиції, заяви та скарги громадян, як правило, формують у дві окремі справи:
- пропозиції, заяви та скарги громадян щодо роботи сільської, селищної ради, їх виконавчого комітету та підвідомчих організацій;
- заяви та скарги громадян з особистих питань. Їх розміщують всередині справи в алфавітному порядку. Кожна заява та скарга, а також документи щодо їх розгляду становлять всередині справи самостійну групу та підшиваються разом. Плани, звіти, кошториси розташовують у справах окремо від проектів цих документів [45].
Контракти (угоди) сільської, селищної ради поділяють на дві групи і зберігають у різних справах. До першої групи належать комерційні контракти (угоди) між сільською, селищною радою та підприємствами, установами та організаціями, до другої – трудові контракти та трудові угоди. Особові рахунки працівників ради та її виконавчого комітету, а також інші потрібні документи систематизують у межах року в алфавітному порядку прізвищ.
Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо обсяг невеликий, то формують одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Якщо ж обсяг документообігу значний, можна сформувати окремі справи на вхідну та вихідну інформацію. Доцільно до однієї справи підшивати послідовно листи-відповіді й листи-запити. Плани та звіти зберігають у справах того року, за який їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження [44].
Документи в особових справах працівників ради та виконавчого комітету розташовують у такому порядку: внутрішній опис документів, що містяться у справі; заява про прийняття на роботу; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту; витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; доповнення до особового листка обліку з кадрів про заохочення; довідки та інші документи, що стосуються цієї особи.
Якщо працівник є державним службовцем, вимоги до формування й підготовки документів та їх подальшого зберігання й обліку дещо відрізняються. Особова справа формується окремо на кожного державного службовця з початку розгляду питання про його призначення на посаду. Перед формуванням особової справи слід перевірити її наявність у поточному архіві. У разі наявності, до неї слід долучити нові документи, запис переліку яких продовжується в старому описі (за потреби складається новий опис). Остаточно особову справу працівника оформляють після обрання (призначення) його на посаду. Порядок обрання (призначення) на посади державних службовців регулюють Конституція України та Закони України «Про державну службу», «Про місцеве самоврядування в Україні», а особову справу формують з документів, які передбачені методичними рекомендаціями до постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» від 25 травня 1998 року №731. Сформовану особову справу реєструють у книзі обліку руху особових справ протягом тижня з дня обрання (призначення) працівника на посаду [19].
Особова справа державного службовця за час проходження ним державної служби доповнюється відповідними матеріалами і в обов'язковому порядку щорічно в термін до подання декларації про доходи уточнюється. Зміни облікових даних державного службовця вносять до розділів II, III, IV,V, VI, VII і VIII особової картки П-2 ДС. Підставою для їх внесення є укази і розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, рішення окружних виборчих комісій про обрання сільських, селищних голів, рішення сільських, селищних, міських, районних, обласних рад, повідомлення установ і організацій, а також особисті повідомлення держслужбовця [46].
До складу особової справи державного службовця входять:
- форма особової картки П-2 ДС та інструкція щодо її заповнення;
- автобіографія;
- присяга державного службовця з його підписом;
- копії документів про освіту, про присвоєння наукового ступеня та звання, про підвищення кваліфікації;
- відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан (декларація);
- попередження про встановлені законодавством України обмеження щодо видів діяльності;
- біографічна довідка;
- документ про призначення (постанова, наказ, розпорядження) на посаду або звільнення з посади;
- рішення конкурсної комісії (для осіб, які пройшли конкурсний відбір);
- копії документів про наявність пільг;
- копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби;
- копії першої і другої сторінок громадянського паспорта та відомості про прописку [47].
У разі звільнення працівника особову справу здають до поточного архіву. При цьому в особовій картці роблять запис про звільнення працівника (вказують дату й причини звільнення з посади, номер і дату наказу (розпорядження).
Кожну особову справу підшивають до спеціально призначеної прошнурованої папки.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не додають у зв'язку із внесенням цих відомостей у доповнення до особового листа з обліку кадрів [33].
Підготовка справ до подальшого зберігання передбачає експертизу інформаційної цінності документів (визначення термінів їх зберігання, відбір справ на тимчасове, тривале чи постійне зберігання чи до знищення), оформлення справ, складання описів і передавання справ на державне зберігання в архівних установах. Для організації та проведення цієї роботи в місцевій раді, її виконавчому комітеті створюється експертна комісія в складі мінімум трьох осіб [27].
Документи бувають постійного, тривалого та тимчасового зберігання. До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрямки й підсумки діяльності сільської, селищної ради та їх виконавчих комітетів, а саме управлінську, контрольну, фінансову та інші функції. До них відносять накази з основної діяльності, протоколи засідань і нарад, плани, звіти тощо. Як правило, до документів постійного зберігання належать документи щодо особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної платні тощо, які передбачають експертизу через 75 років. Документи тривалого зберігання становлять матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. До групи документів тимчасового (до 10 років) зберігання належать документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.
Існує система переліків документів, які укладають у результаті діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій із зазначенням термінів зберігання документів [14].
Переліки бувають: міжвідомчі – для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій; відомчі – для підприємств, установ і організацій конкретної галузі; конкретні – для кожної установи, організації та підприємства (у разі відсутності відповідного відомчого переліку). Зазначені в переліках терміни зберігання обов'язкові для всіх підприємств, установ і організацій на території України.
Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, попередньо сформовані у справи (як правило 250 аркушів, товщиною до 40 мм), в подальшому підшивають в обкладинку із цупкого картону, прошивають міцною ниткою в чотири проколи, нумерують за аркушами. Кожна справа закінчується оформленням обкладинки та складанням підсумкових написів і внутрішніх описів документів [36].
Усі справи (постійного і тривалого зберігання), діловодство яких закінчено мають супроводжуватись описами – окремо справи постійного зберігання, тривалого та справи щодо особового складу. Названі описи складає секретар місцевої ради.
Найголовніші методичні поради зі складання описів:
1) річний розділ опису становлять справи кожного календарного року. Закінчення розділу опису в обов'язковому порядку погоджується з районним (чи міським) державним архівом. У річний розділ опису виносяться і справи, які ще не завершені діловодством у році, що минає. У таких випадках в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого вказана справа продовжується діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. у Розділі _ рік, № _». Річні розділи описів справ постійного зберігання складаються з чотирьох примірниках, їх засвідчує секретар ради, підписує укладач справ із зазначенням його посади, погоджують їх із сільським, селищним головою.
2) описи справ тривалого зберігання, навпаки, складаються лише у двох примірниках та оформляються аналогічно описам справ постійного зберігання [25].
Оформлені та описані справи постійного зберігання знаходяться в місцевій раді окремо від справ поточного діловодства п'ять років з моменту їх завершення. Після закінчення цього строку, документи постійного зберігання в установленому порядку передають до архівного відділу районної державної адміністрації чи міськвиконкому. Справи (постійного та тривалого зберігання) надсилають до архіву разом із контрольно-обліковими журналами. Якщо ж є потреба у деяких справах, необхідних для продовження поточної роботи, то на прохання рад чи їх виконавчих комітетів архів має право оформити видачу цих справ у тимчасове користування. Справи постійного та тривалого зберігання передають до державного архіву за описами відповідної форми, а справи тимчасового зберігання – за номенклатурою [24].
Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ як документ обов’язкова для кожної установи [29].
Вона забезпечує обгрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.
Номенклатура справ тимчасового зберігання буває конкретною, типовою та примірною. Сільським, селищним радам та їх виконавчим комітетам властива саме примірна номенклатура справ, яка має рекомендаційний характер.
Основні вимоги до примірної номенклатури справ:
- необхідно охоплювати переліком усі справи, що заведені в діловодстві;
- заголовки справ і терміни їх зберігання мають цілком відповідати складу та змісту наявних у них документів;
- номенклатуру справ щорічно закривають, підводячи підсумки діловодного року, зазначають кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від термінів зберігання. Номенклатура справ є основним обліковим документом на всіх стадіях діловодства [32].
Відповідальність за зберігання документів та їх своєчасну передачу на зберігання до районного (міського) державного архіву покладається на секретаря сільської, селищної ради.
Ефективна й результативна діяльність місцевих рад та їх виконавчих комітетів неможлива без чіткої організації роботи та обов'язкового дотримання вимог службового діловодства. Основними документами, що регламентують ці питання, є Конституція України, Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про національний архівний фонд і архівні установи», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про формування місцевих органів влади і самоврядування», «Про нотаріат», «Про органи реєстрації актів громадянського стану», «Про звернення громадян», Кодекс про шлюб та сім'ю України, Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади (Додаток Е).
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.
Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про телекомунікації", "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", цим Законом, а також іншими нормативно-правовими актами.
Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на виконання таких завдань:
- реалізація єдиної державної політики електронного документообігу;
- забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;
- нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів [2].
Закон України «Про національний архівний фонд і архівні установи» регулює відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи [5].
Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні», який відповідно до Конституції України визначає систему та гарантії місцевого самоврядування в Україні, засади організації та діяльності, правового статусу й відповідальності органів та посадових осіб місцевого самоврядування [7].
Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» регулює правові, організаційні, матеріальні та соціальні умови реалізації громадянами України права на службу в органах місцевого самоврядування, визначає загальні засади діяльності посадових осіб місцевого самоврядування, їх правовий статус, порядок та правові гарантії перебування на службі в органах місцевого самоврядування [10].
Закон України «Про статус депутатів місцевих рад» відповідно до Конституції України, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», інших законів України визначає правовий статус депутата сільської, селищної, міської, районної у місті, районної, обласної ради як представника інтересів територіальної громади, виборців свого виборчого округу та рівноправного члена місцевої ради, встановлює гарантії депутатської діяльності та порядок відкликання депутата місцевої ради [11].
Закон України «Про нотаріат» встановлює порядок правового регулювання діяльності нотаріату в Україні.
Державне регулювання нотаріальної діяльності полягає в установленні порядку допуску громадян до здійснення нотаріальної діяльності, порядку зупинення та припинення приватної нотаріальної діяльності, порядку вчинення нотаріальних дій; визначенні органів та осіб, які вчиняють нотаріальні дії та які здійснюють контроль за організацією нотаріату і нотаріальною діяльністю в Україні, перевірки організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства; визначенні ставок державного мита, яке справляється державними нотаріусами; встановленні розмірів плати за надання додаткових інформаційно-технічних послуг і порядку її справляння.
Контроль за організацією нотаріату України, перевірки організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства здійснюються Міністерством юстиції України, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі [6].
Закон України «Про органи реєстрації актів громадянського стану» визначає правові та організаційні основи діяльності органів реєстрації актів громадянського стану.
Порядок ведення діловодства у відділах реєстрації актів громадянського стану встановлюється Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відділи реєстрації актів громадянського стану ведуть статистичну звітність, встановлену спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в галузі статистики та Міністерством юстиції України і складають адміністративні дані [12].
Закон України «Про звернення громадян» регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити до органів державної влади, об'єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції щодо поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон забезпечує громадянам України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення [4].
Інструкція з діловодства – розпорядчий документ (наказ, розпорядження), який встановлює на підприємстві (установі, організації) єдині правила документування та документообігу та регламентує порядок роботи з документами від моменту їх створення до передачі до архіву або відправлення адресатові [19].