Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
«Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др.. Носителем информации выступает документ, как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале. Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении. Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Объект делопроизводства составляют собственно управленческие документы. Делопроизводственная процедура – специфическая операция с документом (создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение которой подчиняется установленным правилам и стандартам. Документирование – это процесс создания и оформления документа; запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документационный менеджмент – это система управления документацией организации и персоналом, несущим ответственность за работу с документами.
Документная система; система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени.
Управление документацией, целью которого является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами, включает:
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. документационное обеспечение управления (ДОУ)
Документирование – это процесс создания и оформления документа; запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Документная информация обладает юридической силой.
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение. Документоведение изучает закономерности исторического развития, носители, способы и средства документирования и работы с документами.
Документационный менеджмент – это система управления документацией организации и персоналом, несущим ответственность за работу с документами. Документная система; система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени. Управление документацией, целью которого является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами, включает:
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Каждый официальный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами и являются обязательными элементами его оформления. Различные документы состоят из разного набора реквизитов, определяемых целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий
Цель документа – фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций.
Функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных – лишь для ограниченной группы документов.
К общим функциям следует отнести:
К специальным функциям относятся:
Документ многомерен и каждая из его сторон проявляет в процессе использования различные свойства, которые подразделяются на три категории:
Все эти свойства определяют сохранность документа – состояние, характеризующееся степенью удержания эксплуатационных свойств.
Ценностные свойства документов относительны, изменчивы с течением времени.
По типу носителя: бумажный, технический, оптический.
По способу и средствам документирования:
Управленческие документы составляют ядро организационной документации
Поэтому управленческие документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
В управленческой практике также принято различать документы по степени их подлинности на:
копии документов – документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Кроме того, управленческие документы классифицируются: